"เอกสารล้นตู้ ค้นหาไม่เจอ" ปัญหาเรื้อรังที่บั่นทอนประสิทธิภาพ
แฟ้มเอกสารที่เรียงรายอยู่เต็มตู้ในห้องเก็บเอกสารของหน่วยงานราชการ ไม่เพียงแต่กินพื้นที่ใช้สอย แต่ยังมีความเสี่ยงสูงต่อการชำรุด สูญหาย จากปลวก ความชื้น หรืออัคคีภัย ที่สำคัญคือ เมื่อประชาชนหรือผู้บริหารต้องการเรียกดูเอกสารเก่า เจ้าหน้าที่อาจต้องใช้เวลาค้นหาเป็นวันๆ หรือบางครั้งก็หาไม่พบ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการทำงานล่าช้าและขาดความน่าเชื่อถือ
เทคโนโลยี e-Archive และ AI OCR คือทางออก
ระบบ e-Archive (ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) คือการย้ายคลังเอกสารทั้งหมดขึ้นสู่ระบบดิจิทัล แต่ความล้ำหน้าในยุคนี้คือการผสาน เทคโนโลยี AI OCR (Optical Character Recognition) เข้าไปในระบบด้วย:
- แปลงภาพเป็นข้อความอัจฉริยะ (AI OCR): เมื่อสแกนเอกสารเข้าสู่ระบบ AI จะทำการอ่านตัวอักษรในไฟล์รูปภาพหรือ PDF และแปลงเป็นข้อความ (Text) ให้โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถค้นหาเอกสารจาก "คำในเนื้อหา" ได้ ไม่ใช่แค่ค้นหาจากชื่อไฟล์อีกต่อไป
- การจัดหมวดหมู่และสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control): จัดเก็บเอกสารแยกตามแฟ้ม กอง หรือปีงบประมาณ พร้อมระบบตั้งค่าสิทธิ์ว่าใครสามารถ ดู, พิมพ์, หรือแก้ไขเอกสารระดับความลับได้บ้าง
- ระบบ e-Watermark และ Audit Trail: ป้องกันการนำเอกสารไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ด้วยการประทับลายน้ำอิเล็กทรอนิกส์ (Watermark) พร้อมเก็บบันทึกประวัติการดาวน์โหลดเอกสารทุกครั้ง
จัดระเบียบองค์กรของคุณใหม่แบบ Paperless 100% กับ DK Startup
การทำระบบ e-Archive ให้ตอบโจทย์ ต้องอาศัยระบบที่ค้นหาไว และมีความปลอดภัยระดับสูง DK Startup รับพัฒนาระบบ e-Archive และ Document Management System (DMS) ที่สามารถ Customize โครงสร้างแฟ้มและระบบอนุมัติเอกสารให้เข้ากับระเบียบงานสารบรรณของท่านได้ 100% หมดกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหล เพราะเราออกแบบสถาปัตยกรรมเซิร์ฟเวอร์แบบปิด (On-Premise หรือ Private Cloud) พร้อมทีมวิศวกรซอฟต์แวร์คอยดูแลอย่างใกล้ชิด