"ลืมต่อสัญญา-เอกสารหาย" ปัญหาใหญ่ที่นำไปสู่ข้อกฎหมาย
งานจัดซื้อจัดจ้างและบริหารสัญญา ถือเป็นกระบวนการที่มีความอ่อนไหวสูงและมีระเบียบข้อบังคับที่เข้มงวดที่สุดในหน่วยงานภาครัฐ ปัญหาที่ผู้บริหารมักกังวลคือ การพลาดวันครบกำหนดสัญญา, การทิ้งงานของผู้รับเหมา, การริบหลักประกันสัญญาไม่ทันเวลา หรือแม้แต่เอกสารประกอบการจัดซื้อจัดจ้างที่ตกหล่นสูญหาย ซึ่งข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจนำไปสู่การถูกตรวจสอบและมีความผิดทางวินัยได้
ระบบ e-Contract Management สานต่อความโปร่งใส
เพื่อปกป้องเจ้าหน้าที่รัฐและรักษาผลประโยชน์ขององค์กร การใช้ แพลตฟอร์มบริหารสัญญาและจัดซื้อจัดจ้าง จึงเป็นเครื่องมือบริหารความเสี่ยงที่สำคัญ:
- ระบบแจ้งเตือนอัจฉริยะ (Smart Notifications): ระบบจะส่งอีเมลหรือข้อความเตือนผู้รับผิดชอบล่วงหน้า เมื่อสัญญาใกล้ครบกำหนดส่งมอบงาน, ใกล้หมดอายุการรับประกันความชำรุดบกพร่อง, หรือถึงกำหนดคืนหลักประกันสัญญา
- กระดานติดตามความคืบหน้า (Procurement Kanban): เปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อนให้มองเห็นภาพง่ายขึ้น ตั้งแต่ขั้นตอนขออนุมัติหลักการ, เผยแพร่ประกาศ, ไปจนถึงการลงนามในสัญญา ผู้บริหารสามารถดูสถานะทุกโครงการได้แบบเรียลไทม์
- ศูนย์รวมเอกสารสัญญาดิจิทัล (Digital Contract Vault): จัดเก็บไฟล์สัญญา (PDF), เอกสาร TOR, และใบส่งมอบงาน ไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ปลอดภัย หมดปัญหาเอกสารสูญหาย และสามารถค้นหาข้อมูลคู่สัญญาเพื่อตรวจสอบประวัติการทิ้งงานได้ทันที
พัฒนาระบบบริหารสัญญาที่สอดคล้องกับระเบียบพัสดุ โดย DK Startup
เราเข้าใจดีว่าระเบียบงานพัสดุภาครัฐมีขั้นตอนที่เคร่งครัดและต้องอาศัยความถูกต้อง 100% ทีมวิศวกรและนักวิเคราะห์ระบบจาก DK Startup พร้อมรับพัฒนาระบบ e-Contract Management แบบปรับแต่งพิเศษ (Custom Solutions) เพื่อให้ขั้นตอนการบันทึกข้อมูลและออกรายงานตรงตามระเบียบขององค์กรท่าน เราสามารถสร้าง Dashboard สำหรับผู้บริหาร เพื่อสอดส่องสถานะการใช้จ่ายงบประมาณโครงการต่างๆ ได้จากทุกที่ทุกเวลา มั่นใจได้ในความโปร่งใสและตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน