"แฟ้มรอเซ็น" คอขวดที่ใหญ่ที่สุดของการบริหารงาน
ปัญหาคลาสสิกที่ทำให้โครงการหรือการเบิกจ่ายงบประมาณของหน่วยงานรัฐต้องหยุดชะงัก คือการที่ "ผู้บริหารไม่อยู่สำนักงาน" ต้องไปราชการ หรือติดประชุมสำคัญ ทำให้แฟ้มเอกสารกระดาษถูกวางกองรอการอนุมัติอยู่บนโต๊ะเป็นเวลาหลายวัน ความล่าช้านี้ไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานภายใน แต่ยังทำให้การให้บริการประชาชนล่าช้าตามไปด้วย
ก้าวสู่ยุค Digital Approval ด้วยระบบ e-Signature
การนำระบบ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เข้ามาผสานกับระบบสารบรรณหรือระบบ Workflow ภายในองค์กร คือกุญแจสำคัญที่จะปลดล็อกความล่าช้าทั้งหมด:
- อนุมัติได้ทุกที่ ทุกอุปกรณ์: ผู้บริหารสามารถเปิดอ่านเอกสาร PDF ตรวจสอบความถูกต้อง และกด "ลงนามอนุมัติ" ผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตได้ทันที ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดบนโลก ทำให้งานเดินหน้าต่อได้ไม่สะดุด
- ถูกต้องตามกฎหมายและตรวจสอบได้: ระบบถูกออกแบบมาให้สอดคล้องกับ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ มีการบันทึก Log File อย่างละเอียด (ใคร, อนุมัติเมื่อไหร่, จาก IP Address ใด) เพื่อป้องกันการปฏิเสธความรับผิดชอบ
- ป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร (Tamper-evident): เมื่อเอกสารผ่านการลงนามด้วย Digital Certificate แล้ว หากมีการแก้ไขข้อความในไฟล์ PDF แม้แต่ตัวอักษรเดียว ระบบจะแจ้งเตือนว่าเอกสารนี้ถูกแก้ไขและลายเซ็นจะตกเป็นโมฆะทันที
พัฒนาระบบอนุมัติเอกสารที่ปลอดภัยที่สุด กับ DK Startup
การทำระบบ e-Signature ให้ภาครัฐ ต้องอาศัยความเข้าใจในระเบียบงานสารบรรณอย่างลึกซึ้ง DK Startup รับพัฒนาระบบ e-Document และ Workflow การอนุมัติเอกสารแบบ Custom-made เราสามารถตั้งค่าเส้นทางการเดินเอกสาร (Routing) ให้ตรงตามลำดับขั้นสายบังคับบัญชาขององค์กรคุณ 100% พร้อมระบบเข้ารหัสข้อมูลขั้นสูง (Encryption) เพื่อให้ผู้บริหารมั่นใจได้ว่า ทุกรหัสผ่านและทุกลายเซ็น จะถูกเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยและตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน